Todo lo que deberías saber sobre la planificación de trabajo en el taller

La planificación de tiempos y el control de los procesos de producción en los talleres son necesarios para mantener la competitividad. En estas líneas se explica su importancia e influencia positiva en la rentabilidad y satisfacción del cliente.

¿Qué es el control y la planificación de la producción?

Este proceso se ve condicionado por todos los aspectos relacionados con la producción. Esto es, se ocupa principalmente de los pedidos de material y también de la programación de los trabajadores y del trabajo de los equipos.

Por ello, el éxito de cualquier empresa pasa por tener un buen control y una sólida estrategia de producción LEAN. Esta metodología minimiza las pérdidas y genera un valor máximo para los clientes finales.

Con un ejemplo se puede comprender mejor. Si no se dispone del material apropiado y el personal está listo para comenzar la producción, el proceso se retrasa. Por tanto, será necesario ajustar los tiempos y consecuentemente aumentará nuestro tiempo de ciclo. En los talleres es posible contar con softwares que faciliten la gestión del aprovisionamiento predictivo y evite que los empleados estén parados.

En consecuencia, la digitalización del taller favorece la planificación del trabajo, mejorando su eficiencia e incrementando sus beneficios.

¿Cuáles son los objetivos de la planificación y control de la producción?

Los sistemas de control y planificación de la producción integran y coordinan diferentes elementos para conseguir que el proceso sea eficiente y satisfaga las necesidades de las ventas. Existen 3 factores sin los que no sería posible llevar a cabo el proceso de producción:

 

• • Los materiales.

• • Los utillajes

• • El personal.

Una buena planificación de la producción propicia que se sepa en todo momento cuándo se deben realizar los pedidos de materiales y programar el transporte. Asimismo, puede solucionar con rapidez las desviaciones que difieran del plan original y controlar los plazos de entrega.

Se presentan, a continuación, los principales objetivos de la planificación y control de la producción:

 

• • Diseñar un sistema y planificar la producción para cumplir con la fecha de entrega a un coste mínimo y con altos estándares de calidad.

• • Asegurar un uso eficiente de las instalaciones de producción.

• • Armonizar las actividades de producción de los distintos departamentos.

• • Conocer el almacenamiento de piezas, los trabajos en curso y los productos acabados para satisfacer las necesidades y plazos de producción de manera económica.

• • Asegurar la producción del producto correcto con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

• • Flexibilizar las operaciones de fabricación para acometer los trabajos urgentes u otras contingencias.

• • Garantizar un flujo fluido de materiales, eliminando cuellos de botella en caso de haberlos.

• • Coordinar todos los factores del proceso de producción de forma eficaz y económica.

• • Establecer objetivos y compararlos con el rendimiento real.

• • Proveer de estrategias de producción alternativas en caso de emergencia.

• • Analizar todos los factores involucrados para llevar a cabo la producción deseada.

Importancia del control de los procesos de producción y su planificación en el taller

La planificación y el control de la producción son procesos esenciales para cualquier industria o empresa. Sin ellos, obtener resultados claros y precisos de lo que se está produciendo se vuelve mucho más difícil.

Estos términos se refieren a la creación de estrategias y planes específicos para lograr la producción deseada en un marco de tiempo determinado. Y esto implica producir ciertas cantidades para unidades de producción concretas.

Por otro lado, el control incluye aplicar técnicas excepcionales para obtener los mejores resultados de las estrategias de planificación de la producción y las producciones en general.

¿Qué beneficios aporta al taller?

Se busca mejorar la satisfacción del cliente a través de entregas regulares y puntuales previamente comprometidas. Esto requiere una mejor comunicación con los proveedores para adquirir las piezas de recambio de forma oportuna. Además, se busca reducir la inversión en inventarios y los costes de producción, aumentando la eficiencia. Para lograr todo esto, es preciso lograr un flujo fluido de todos los procesos de producción y reducir al mínimo el desperdicio de recursos.

En resumen, la importancia del control de los procesos de producción y su planificación en el taller se basa en optimizar cada aspecto para lograr satisfacer al cliente, aminorar los costos y aumentar la eficiencia.

Indicadores clave de la planificación y control de la producción

La delicada situación económica que se atraviesa, la competitividad del mercado y las exigencias de los clientes reclaman una respuesta eficaz. Así, para asegurar la continuidad de un taller y elevar su rentabilidad, hay dos indicadores con los que medir, analizar y controlar la situación. Estos recopilan datos y muestran el progreso en el objetivo de detectar puntos de mejora y adoptar decisiones acertadas.

Los más importantes son la eficiencia y la productividad. El primero resulta decisivo para el taller y se puede calcular de forma matemática. Tan solo hay que dividir las horas facturadas entre las productivas y multiplicar el resultado por 100. De este modo, se obtiene un valor que debe situarse en torno a un 120 %. No solo es un indicador general del negocio, sino que se puede calcular para cada departamento o para cada operario.

De igual manera, para calcular el valor en porcentaje de la productividad hay que dividir las horas reales trabajadas o productivas entre las horas disponibles. De nuevo, el resultado se multiplica por 100. Aproximadamente, el valor debe situarse entre el 85 y el 90 %.

No obstante, para mejorar estos indicadores es preciso implementar ciertos ajustes. Ahondamos en ellos ahora.

Sistema de gestión informatizado

Contar con un programa de gestión del taller es esencial para acometer la medición, el análisis y el control de los aspectos clave del negocio. Dichos software son útiles para simplificar tareas como la gestión de la producción, la contabilidad (presupuestos, facturas, albaranes), la monitorización de la presencialidad y las horas de producción o el mantenimiento de las relaciones con los clientes, entre otras.

Ayudan a optimizar los recursos disponibles del taller, lo que contribuye a una mayor eficiencia y a lograr mejores resultados. Por ello, implementar un software de control de producción es una estrategia acertada a fin de alcanzar el éxito empresarial.

Correcta organización y distribución del taller

Si el taller está bien organizado, la actividad se puede desarrollar sin demoras ni sobresaltos. Esto se traduce en buena calidad y rentabilidad.

Por el contrario, una mala distribución conlleva tiempos muertos, retrasos, esperas, repetición de trabajos por contaminación de áreas, etc. La única forma de inhibir este caos es apostando por una correcta planificación y control de todos los recursos disponibles.

Buen mantenimiento de las instalaciones

Si las instalaciones están en perfecto estado, se evitarán retrasos en la actividad y en la entrega de vehículos.

Tecnología actual

Los talleres compiten en un mercado muy saturado. Por ello, los avances tecnológicos pueden resultar decisivos para mejorar los procesos y reducir los tiempos de trabajo.

De igual manera, los materiales y recambios que se emplean deben ser de alta calidad y eficiencia.

Personal cualificado y motivado

El personal del taller debe atesorar la mejor cualificación posible para no cometer errores que obliguen a repetir ciertas acciones. Estas terminarían retrasando las entregas, ya que prolongarían el tiempo de los procesos.

Así, en cada taller se debe proporcionar a los trabajadores la formación adecuada para que puedan ser eficientes en su trabajo. Esto redundará en que se sientan más valorados, reconocidos y más comprometidos con la organización. Por tanto, mejorará su rendimiento y productividad y el trabajo realizado será de mayor calidad.

Estandarización de los procesos

Estandarizar los procesos que son susceptibles de hacerlo debe ser casi una obligación. El motivo es que así se conseguirá que sean más eficaces, eficientes y productivos y que todos los trabajadores actúen de forma adecuada.

Mejorar la satisfacción del cliente

Es importante entender que un cliente satisfecho no solo regresa al taller, sino que puede captar la atracción de nuevos clientes gracias al boca a boca. Por esta razón, resulta determinante conocer qué es lo que los clientes más valoran y trabajar para aumentar su fidelización.

Por lo general, los aspectos mejor valorados por los clientes son la confianza, la calidad, la rapidez y el precio. A su vez, los servicios adicionales como el coche de sustitución, la puntualidad, la cita previa, la atención al cliente, la limpieza del vehículo, la recogida y entrega en domicilio o lugar de trabajo, las promociones o tarjetas de fidelidad son también muy apreciadas.

Las encuestas para conocer si un cliente está satisfecho ayudan al taller a obtener una imagen más concreta de lo que buscan a fin de centrarse en esos objetivos. En consecuencia, enfocarse en la satisfacción de los usuarios puede marcar la diferencia para aumentar la clientela y avanzar en el éxito del taller.

¿Para qué se emplean todas estas medidas? Principalmente, para mejorar tanto la eficiencia como la productividad. Esto exige un mejor control, que se traducirá en un menor tiempo de estancia de los vehículos en el taller (tiempo de ciclo), en el aumento del número de clientes y en que estos estén más satisfechos. Además de todo lo anterior, los ingresos, la rentabilidad y los resultados se verán incrementados.